美国留学怎么给导师发邮件,如何写好一封英文邮件与国外教授沟通?

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英语信件是我们外国学生与教授之间交流的一个重要组成部分,对于大多数留学生来说,寄信可谓贯穿从申请到毕业的整个过程,特别是在当前疫情特殊时期,邮件成为了与教授沟通的主要工具。Enlunwen小编今天为大家整理了几种写邮件的实用方法,附有一些例句便大家用。

 

PART 1 主题(Subject)

邮件标题(Subject Line)最重要一点就是:简明扼要。

国外的教授可能每天都会收到很多封来自不同学生不同需求的邮件,因此在写邮件标题时一定要让教授准确明白你的的来意。

常用的主题

问题:Questions about & Regarding... / An enquiry about...

招呼:Greetings from.../ Hi from.../Check in

更新:Update on & to.../Follow-upon.../Progress on...

提醒:Deadline for.../Reminder:.../Please read:...

约定:Meeting today & tomorrow/ XXX Schedule/Reschedule

行动:Action Required...

回复:Reply to...

 

PART 2 称呼(Salutation)

称呼需要注意身份,恰当选择。

写邮件之前确认好收件方的称呼,特别是给教授/导师/助教/上级等发邮件时,注意书写正确,避免张冠李戴,如果名字都没写对,会给对方留下非常不好的印象。

常用的称呼

Dear/Hi/Hello/Good morning/Good afternoon/ To + Prof.&Dr.&Mr.&Ms.&Mrs.+Last name / first name/ everyone/ all/ there/ students/ community/ admission officers...

 

PART 3 开场白(Introduction)

开场进行简单问候,以示礼貌。对于发件人来说,开场白的使用避免了邮件的过分直接和尴尬,特别是面对初次接触的收件人;而收件方也能感受到来信的友好和礼貌。

常用的开场白

1.问候:How are you?/How is everything going?/How things are going for you?

2. 自己主动发邮件:Hope you’re doing well/ Hope you and your family are all well/Hope everything is going well on your side/Hope you continue to be well

3. 见面后/电话后/会议后/交流后:It was a great pleasure to meet you last Friday& this morning & yesterday/ As promised/As we discussed last week/yesterday/As I mentioned earlier & before

4. 收到/了解/发送不好的信息:I’m sorry to hear that.../ I’m sorry to let you know.../Unfortunately/It’s with great sadness that I write to inform you that...

 

 

PART 4 正文(Main Body)

正文需要开门见山,条理清晰,言简意赅地准确表达自己的目的。如果有多个问题或多方面的内容,建议利用排版分点表述。

常用的表达意图语句

I’m writing to ask & check & confirm & inform you & let you know & announce that & invite you to...

I’m writing to you about & regarding & with regards to & in regards to & concerning...

常用的主题语句

1. 疑问求助:May I know.../ I would like to know.../I’m curious about.../I have a question about & regarding & concerning...

2. 查看信息:Please see the diagram & graph & pictures & information & details below/ Please see the website for more information

3. 提示:As a reminder/This is a reminder to.../ This email is a reminder about.../Just a reminder to...

常用的表达主次内容的语句

First of all/Secondly/Thirdly/Last but not least...

 

PART 5 结束语(Conclusion)

结束部分一般用以表达发件人对回信的期待以及表示感谢。关于英文邮件感谢教授的写法可以参考我们这篇博文:https://www.lxws.net/blog/post/270.html

常用的结束语

1. 等待回信:I am looking forward to hearing from you soon/I am waiting for your soonest reply/Any reply at your earliest convenience will be highly appreciated

2. 预约成功:I am looking forward to talking with you next week & tomorrow/ Talk to you then/ See you then & tomorrow & next week...

3.长期联系:Please feel free to contact me/Anytime/Please don’t hesitate to reach out to me if you have any questions/ Let’s keep in touch/ Please keep me informed of...

4. 表示感谢:Thank you for your time in advance/ Appreciate for your time & help/Thanks again/ Thanks a lot for your help & assistance & support & cooperation

 

PART 6 落款(Complimentary Close)

落款是一封正式邮件不可或缺的部分,一般与正文和结束语隔一行书写。

常用的落款表述

Best regards/Best wishes/ Kind regards/ Respectfully/Faithfully/Cheers/Thanks/ Best...

重点警示

1. 避免回复给所有人

国外大学普遍是用Outlook邮箱,很多学生在刚入学时并不熟练,会导致邮件群发,正确做法是点击Reply,即可仅给发件人回复。

2. 注意标点符号的使用

注意一定要切换成英文的标点符号,不然你的老师将会看到下面这样的情况:

3. 不要过度使用大写字母

使用大写字母是表达愤怒或者强烈情感的方式,过度使用就变成了争吵,很明显,这是非常不礼貌的行为。

4. 礼貌用语

邮件各个部分的用语必须正式,既是对老师的尊重,也是对自己的负责。

5. 确认收件人和邮箱地址

发送之前,请再三确认老师的邮箱,一般用学校的邮箱发给老师时,输入名字的同时,会自动出来匹配的老师,选择即可。

重点:一定要用学校的邮箱给老师发邮件,用私人邮箱的话,老师很可能不会理会。

6. 告知老师已经收到了邮件

如果老师在回复的邮件中为你解答问题或者给予建议,记得一定要回复并感谢老师。相信这样一定会让教授对你有一个好的印象。

 

总而言之,上述方法只是邮件小 tips的冰山一角,在国外,大家可以多注意一下生活信件,慢慢练习和总结也会熟能生巧。海外学习期间如遇到任何关于作业、网络课程以及考试的难题,欢迎咨询 ENLUNWEN论文网络,我们是留学生专业的学术辅导团队,提供包括但不限于essay代写,assignment代写,网课代修,网课代上,quiz代考,exam代考,test代考,proposal代写,coursework代写,report代写等各类留学论文作业代写以及网课服务,100%原创保证,每一份论文都将赠送Turnitin原创检测报告,每一份论文都支持交稿后 14天内免费无限次修改直到满意为止,欢迎扫描右侧二维码咨询网站客服。

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